Kunnen we -in deze bizarre corona tijd- van mensen verwachten dat zij zonder elkaar fysiek te zien, met elkaar positieve verandering in gang zetten? Dat heb ik me vorig jaar meermalen afgevraagd. Ik heb altijd actieonderzoek gedaan in fysieke settings, dus bij en met mensen, live. Letterlijk de koppen bij elkaar steken en brainstormen over oplossingen en actieplannen. Nooit is bij mij het idee opgekomen om mensen in een online omgeving te laten brainstormen. Totdat het ineens moest.

Het begon met een week lang gemeentesecretarissen van Limburgse gemeenten faciliteren in het co-creëren van plannen om hun gemeenten coronaproof te maken. Dat was al enorm spannend, want de online brainstormtool Mural kende ik zelf pas vijf dagen, laat staan alle andere technische uitdagingen.

Uitdaging

Maar de echte uitdaging kwam pas daarna, toen we gevraagd werden om een volledig Participatief Actieonderzoek (PAO) van een maand of drie te doen voor gemeente Eijsden-Margraten over het nieuwe werken ‘post-corona’. We -mijn collega’s Geertje, Emmanuelle en ik, die het PAO zouden uitvoeren- wisten toen nog niet dat vrijwel het gehele PAO online zou plaatsvinden. We dachten nog: ‘ach, de individuele interviews kunnen prima online en tegen de tijd dat we in focusgroepen samen komen is corona allang voorbij’. Little did we know…

Het was verrassend hoe open de medewerkers van de gemeente waren in onze online interviews. Het gekke is dat ik achteraf, terwijl ik nog nooit een voet binnen de deuren heb gehad, de gemeente voor mijn gevoel ken als mijn broekzak! Zoveel mooie verhalen over het werken bij de gemeente, maar ook de enorme uitdagingen waar de medewerkers voor staan sinds corona hen bruut het (werk)leven door de war schopte.

Klotsoksels

We verzamelden alle verhalen van de medewerkers en haalden daar hun ‘gezamenlijke werkelijkheid’ uit, die we in online inzichtelijk maakten om te kunnen delen in de eerste focusgroep-bijeenkomst. Dat corona nog niet voorbij was, gaf me klotsoksels want: beleven mensen wel de kracht van PAO als ze niet bij elkaar zijn? Komt dat gevoel van eigenaarschap wel goed op gang online? Gaan ze überhaupt wel naar de focusgroep-bijeenkomsten komen? Zullen deelnemers een rol pakken om ook daadwerkelijk een actieplan te co-creëren, laat staan uitvoeren?! 

In de eerste focusgroep-bijeenkomst deelden we de resultaten met zo’n 50 medewerkers. Superspannend, want hoe gaan ze het oppakken? En komt het wel over online?! Als ik eraan terugdenk moet ik lachen, want man wat maakten we ons van tevoren druk terwijl het enorm goed uitpakte! De energie van de groep knalde zo’n beetje onze schermen uit. Er werd gereflecteerd op de resultaten, gebrainstormd over mogelijkheden en thema’s geprioriteerd om in volgende focusgroepen verder op door te pakken.

Actieplannen

In de bijeenkomsten daarna zijn op de gekozen thema’s drie actieplannen ontstaan. Op het thema ‘kantoor & ontmoeten’ is het plan om domeinen in te richten die afdelingoverstijgend zijn en ondersteunend aan de ontmoeting en het werken ‘post-corona’. Op het thema ‘ons nieuwe werken’ zijn actieplannen ontstaan voor het maken van afspraken voor het nieuwe werken en voor het faciliteren van thuiswerken. Actieplannen voor en door de medewerkers zelf, op basis van hun eigen inzichten, behoeften en motivatie.

Mag het wel?!

Tijdens de focusgroepen merkten we dat er ook vragen kwamen als: mag dit wel? Moeten we dit niet eerst voorleggen aan het Management Team? Niet zo gek natuurlijk dat je je vraagtekens hebt bij de Community-up werkwijze van PAO, als je gewend bent altijd alleen met toestemming of instructie ‘van bovenaf’ te werken. Daarom vond ik het extra tof dat het MT zónder te weten met wat voor een actieplannen de medewerkers gaan komen haar support liet blijken! Bovenstaande vergt nogal wat moed van zowel medewerker als MT. Je bent als medewerker toch een beetje de ‘dancing guy’ in het filmpje hieronder en hebt dan ‘first followers’ nodig die zorgen dat er een ‘movement’ ontstaat.

Daarom moest het MT niet alleen zeggen, maar ook laten voelen dat ze de medewerkers steunden! Niet alleen zeggen ‘leuk dansje’ maar ook meedansen, ‘first followers’ zijn! En dat heeft het MT gedaan door ook actief deel te nemen in de focusgroepen en met een leuke video-boodschap waarin ze de medewerkers een kijkje gaven in hun reflectie op het PAO-proces, waar de trots zo’n beetje vanaf droop.

Actie!

En dat hielp! Nog vóór de laatste focusgroep-bijeenkomst, waarin de actieplannen officieel zouden worden afgetrapt, waren de eerste acties al door enthousiaste medewerkers uitgevoerd (“gewoon beginnen!”) met als resultaat: al één “nauwelijks gebruikt rokershol” volledig omgetoverd tot een prachtig Creatief Domein! De initiatiefnemers verzamelden uit allerlei uithoeken spullen voor de inrichting van die nieuwe ruimte. Dit Creatief Domein nodigt iedereen van de gemeente, onafhankelijk van afdeling uit om te brainstormen voor werk en voor nu ideeën aan te leveren voor de volgende in te richten domeinen. Het filmpje waarin dit nieuwe domein te bewonderen is, dat de initiatiefnemers deelden in die laatste focusgroep-bijeenkomst, sprak boekdelen en inspireerde enorm: “het kan gewoon!”.

Mijn conclusie: PAO-online kan en heeft zelfs de nodige voordelen!

Ik volg met veel plezier deze ‘dancing guys’ en ‘first followers’, die momenteel ondanks alle beperkingen een supermooie beweging op gang brengen naar een bruisend en ‘coronaproof’ kantoor! Ik bewonder de manier waarop gemeente Eijsden-Margraten durft los te laten en daarmee de medewerkers de ruimte en het vertrouwen geeft samen de gemeente te creëren waarin zij met trots en plezier kunnen werken. En niet te vergeten, Gemeente Eijsden-Margraten: bedankt voor deze mooie allereerste online PAO-ervaring!