Hoe Concern Auditing met PAO Gemeente Rotterdam in beweging zet
Maarten de Witt is bedrijfskundige, begon zijn loopbaan als projectleider en werkt inmiddels al tien jaar als auditor bij Concern Auditing (CA) van gemeente Rotterdam.
Bij CA doet hij onderzoek naar grote gebiedsontwikkelingsprojecten, zoals in de Rijnhaven en de Maashaven, grote renovaties, zoals de Maastunnel en de Centrale Bibliotheek en grote IT projecten. Zijn missie en passie: Het optimaal combineren van uitvoering en onderzoek van complexe projecten om falen te voorkomen en de kans op succes te vergroten. Zijn zoektocht bracht hem bij Participatie Actieonderzoek (PAO).
“Als auditor toetste ik projecten altijd aan de Rotterdamse Standaard voor Projectmatig Werken (RSPW). In het RSPW staat duidelijk beschreven hoe je projecten moet uitvoeren, met allerlei verschillende templates. Als auditors gebruiken we dat kader als een soort referentiekader. Maar bij complexe projecten klopte dat referentiekader simpelweg niet meer”, legt Maarten uit.
Het keerpunt: de Maastunnel
De 75-jaar oude Maastunnel moest steen voor steen worden blootgelegd om de werkelijke staat vast te stellen. Het projectteam werkte daarom agile, terwijl audit nog uitging van een watervalprogramma van eisen en vaste templates. Het besef groeide: de complexiteit van nieuwe projecten vraagt om een andere bril.
“We hebben de tijd genomen om te kijken wat er allemaal nieuw was in de literatuur over complexe projecten en projectmanagementbenaderingen. Kunnen wij de projecten op een andere manier onderzoeken?”, vertelt Maarten.
Er werden vijf complexiteitsfactoren vastgesteld:
- Dynamiek in de omgeving
- Nieuwheid voor de organisatie
- Technische onzekerheid
- Tijdsdruk en werkdruk
- Vaagheid
“Managers van projectafdelingen en risicomanagers stonden heel positief tegenover ons initiatief. Velen zagen in, dat projecten faalden of in de problemen belandden, zonder dat de huidige projectmanagementmethode daar een goed antwoord op had. Ze hadden sterk het gevoel dat er iets moest veranderen, en daar hebben we veel gesprekken over gevoerd. Het leverde veel inzichten op en leidde tot een nieuwe aanpak op het auditen van complexe projecten”.
Samen met collega-auditors ontwikkelde Maarten een complexiteitsscan waarmee een open gesprek ontstond over de complexiteitsfactoren. Het leverde de auditafdeling zelfs een innovatieprijs op, maar het leerde Maarten vooral dat scannen niet genoeg is: er moest ook anders geleerd worden.
De ontdekking van Participatief Actieonderzoek (PAO)
Op de Vrije Universiteit maakte Maarten voor het eerst kennis met Participatief Actieonderzoek. Na een gastcollege van SevenSenses oprichter Madelon Eelderink schreef hij zich direct in voor het PAR Practitioners Programma (PPP). In zijn eerste PAO-traject in een Rotterdamse wijk zag hij hoe moeders, geloofsinstellingen en welzijnsorganisaties samen oplossingen bedachten voor een onveilig speelplein. Maarten vertelt enthousiast: “Dat was mijn eerste PAO met een superleuk team. Ik vroeg mij meteen af: werkt dit ook binnen de gemeentelijke organisatie? Een PAO is vaak gericht op meer wijkgerichte problemen, om allerlei verschillende groepen, die elkaar weinig spreken te betrekken in een vraagstuk. Die groepen hebben toch een beetje een verbrokkelde samenwerking. Is dat binnen een gemeente niet ook het geval?”
Van een wijk naar gemeentelijke megaprojecten: kan dat wel?!
De grote vraag werd: werkt PAO ook binnen een gemeenteorganisatie zelf? De kans om een antwoord te vinden op die vraag kwam toen de auditagenda opnieuw het dossier grote projecten opende, onder meer omdat het ambitieuze project Feyenoord City was vastgelopen. Twee fundamentele aanbevelingen uit eerdere onderzoeken lagen op tafel:
- Meer netwerk-leren: Structureel, systematisch leren met en van alle interne en externe partijen die invloed hebben op het project, zoals bewoners, marktpartijen, kennisinstellingen en uitvoerende professionals.
- Meer ‘leren in projecten’ in plaats van ‘leren van projecten’: Leren verplaatsen van aanbevelingen in rapporten naar leren in projecten door een projectteam samen met interne en externe partijen “in het hier en nu”.
Het pilot-PAO binnen de gemeente
- Oriëntatie
Eerst zochten Maarten en zijn collega’s een onderwerp dat zich goed leende voor PAO. Ze kozen voor een taai intern probleem. “We zagen het als voorbeeldproject. We wilden laten zien dat je alle stakeholders op deze manier goed kon betrekken”. - Systeemexploratie en ‘olifant in de kamer’
SevenSenses had een coachingsrol tijdens het onderzoek: voor vragen, hulp bij het faciliteren, het maken van het draaiboek en het kiezen van de instrumenten. De gesprekken leidden tot pittige discussies, maar vooral tot gedeelde erkenning van het probleem. - Drie actiegroepen
Er ontstonden drie actiegroepen waarin meerdere afdelingen uit de organisatie bij elkaar gingen zitten. Zo werden er oplossingen bedacht om een betere scheiding aan te brengen tussen de droom- en doe-fase van projecten en werd besloten om een bewezen methode toe te passen op de allergrootste projecten. - Terugkom- en reflectiesessie
Na enkele maanden presenteerden de teams hun actieplannen. Daarbij vroegen de auditors expliciet: “Hoe hebben jullie dit proces ervaren, wat werkte wel en niet?”. Er was meer verbinding ontstaan tussen directie, projectteams, bestuursadviseurs, kostendeskundigen, strategen en gebiedsontwikkelaars en de gaten in de collectieve kennis waren opgevuld door gezamenlijk in actie te komen.
Spanningsveld audit ↔ PAO: een leerervaring op zich
PAO en audit, hoe gaat dat samen? Heel goed! Zowel Maarten als zijn collega’s zijn enthousiast over deze methode als aanvulling op de traditionele auditmethodes. “In de audit-wereld is ieders glas iets meer halfleeg, maar de PAO-methode is meer van de halfvolle glazen”. Voor sommige uitdagingen is PAO een echte uitkomst. Het verschil in logica zie je in dit schema:
| Audit-logica | PAO-logica |
| Referentiekader staat vooraf vast | Referentiekader ontstaat gaandeweg |
| Feiten gebaseerd op 3 meningen | Elke stem telt, ook unieke inzichten |
| ‘Glas half leeg’: risico’s | ‘Glas half vol’: mogelijkheden |
Impact van PAO
Deze pilot bewijst: PAO levert concreet resultaat, is in te zetten bij complexe projecten in grote organisaties én zou omarmd moeten worden als vast instrument. Er zijn momenteel veel transitievraagstukken – denk alleen al aan duurzaamheid, sociale innovatie, armoede, veiligheid – die heel goed met PAO aangepakt kunnen worden.
“Er kwam heel veel energie vrij op het moment dat mensen hun eigen ziel en zaligheid inzichtelijk maakten. Het goede gesprek kwam op tafel. Er is veel meer verbinding ontstaan tussen de kennis, maar ook tussen de mensen. Er is eigenaarschap ontstaan. Deelnemers hadden het gevoel dat ze het samen deden. De plannen zien er gewoon heel erg goed uit. Ze worden nu ook gewoon in de besluitvorming gebracht,” vertelt Maarten trots.
“Een audit stopt meestal bij een auditrapport. Het is aan de opdrachtgever om de verbeteringen op te pakken. Dit kan erg goed gaan, wanneer er veel commitment is bij een opdrachtgever, maar een rapport kan ook in de la belanden. Bij een PAO zijn de geïnterviewden niet alleen subject van onderzoek, ze bepalen zelf ook wat het probleem is en nog belangrijker, ze bepalen de oplossingsrichtingen en werken deze zelf uit. Vaak merken we in een audit dat geïnterviewden veel weten en enthousiast zijn om deze problemen op te pakken, maar dat zij moeten wachten tot opdrachtgevers overgaan tot actie. Dit houdt in dat ze een besluit moeten nemen om wat met de aanbevelingen te doen en een projectleider en projectteam moeten aanstellen, waarbij het de vraag is of alle enthousiaste betrokkenen een rol krijgen in de verbetering. Hier ligt een risico op tijd-, kennis- of motivatieverlies.”
“Soms wordt er vanuit audit een follow-up onderzoek gedaan, om te onderzoeken of de aanbevelingen zijn opgepakt, maar deze werkwijze werkt top-down, de opdrachtgever is in de lead. Bij PAO is de community in de lead, die tijdens het PAO het probleem en oplossingen bepalen (community-up werken). Deze community ontwikkelde zich tot een lerende community. Deze community gaf goed invulling aan de twee doelstellingen van de gemeente; de behoefte aan ‘netwerk-leren’ en ‘leren in projecten’.”
Samengevat: zowel binnen een wijk, binnen audit als binnen de gemeentelijke organisatie is PAO een heel goed instrument. Maarten onderzoekt inmiddels hoe PAO kan doorgroeien naar systemisch actieonderzoek, waarbij systeemdenken en actieonderzoek gecombineerd worden. Het doel is om complexe landelijke vraagstukken in de praktijk aan te pakken, nodig bij thema’s zoals dakloosheid en personen met onbegrepen gedrag, waarbij macht, beleid en domeinen (zoals zorg, veilig, sociaal, migratie en verzekering) verkokerd zijn.
Als Gemeente starten met PAO?
Hoe kun je Participatief Actieonderzoek binnen jouw gemeente toepassen? We geven je graag een paar tips:
- Start klein, eindig groot: kies een pilotproject.
- Investeer in vaardigheden: leid interne PAO-facilitators op en regel eventueel een externe coach voor de eerste trajecten.
- Maak het leerproces zichtbaar: Plan terugkomsessies in en monitor de uitvoering; zo blijft het geen ‘eenmalige workshop’.
- Kies het juiste instrument: Maak op hoofdlijnen onderscheid tussen de instrumenten. Gebruik PAO bij complexe, machtsgevoelige of transitie-vraagstukken, waarbij kennis, participatie en motivatie van betrokkenen binnen en buiten de organisatie cruciaal zijn voor verbetering. Houd audit paraat voor vraagstukken wanneer je een stevig onafhankelijk oordeel wil op managementvraagstukken binnen organisaties of projecten op het gebied van governance, samenwerking, beheersing, risico´s of compliance.
- Denk niet teveel in hokjes: Laat de complexiteit van het vraagstuk bepalend zijn. Audit weet veel van jouw organisatie en van organisatiekunde. PAO is een methode die goed met complexiteit en netwerkleren kan omgaan. Laat audit en PAO hand in hand gaan bij complexe vraagstukken en transities binnen gemeenten. Audit maakt reeds veelvuldig gebruik van kwalitatieve onderzoeksmethoden die ook binnen PAO worden gebruikt, zoals appreciative inquiry, behavioural auditing en reflexief dialogisch onderzoek. De scheidingslijn tussen audit en PAO is minder belangrijk dan hoe ze elkaar kunnen aanvullen.
Dieper in de wereld van PAO duiken?
Neem contact op met SevenSenses voor een verkennend gesprek of sluit je aan bij het volgende PAR Practitioners Programma. Zet vandaag de eerste stap naar projecten die niet alleen opleveren wat op papier staat, maar ook wat de samenleving werkelijk nodig heeft.